10 лет СУ НТД: умный подход к управлению нормативными и техническими документами
Журнал «Стандарты и качество» № 2 (1040) 2024 г.
TECHEXPERT: A SMART APPROACH TO THE REGULATORY AND TECHNICAL DOCUMENTS MANAGEMENT
Experts of Kodeks Consortium present the history of development and current capabilities of the Regulatory and Technical Documentation Management System «Techexpert», which turns 10 years old this year.
В 2024 году исполняется десять лет флагманскому решению Консорциума «Кодекс» — Системе управления нормативной и технической документацией «Техэксперт». Эксперты Консорциума рассказывают, как развивалась система и какие задачи она способна решать сегодня.
Начало большой истории
Круглая дата, которую Консорциум «Кодекс» отмечает в 2024 году, носит неформальный характер — первые решения в рамках Системы управления нормативной и технической документацией (СУ НТД) «Техэксперт» начали выходить только в 2017 году. Однако именно в 2014 году рождается концепция СУ НТД «Техэксперт» — комплексного решения для управления всем жизненным циклом нормативного документа, куда входят уже существующие продукты и под которое начинают разрабатываться новые. Эта точка становится поворотной в развитии всего Консорциума и его головной компании АО «Кодекс». Во многом благодаря выбранному в 2014 году вектору развития компания «Кодекс» возглавила в 2021 году ПТК 711 «Умные (SMART) стандарты» и стала лидером отечественной SMART-стандартизации.
Десять лет назад ничего этого не было: о SMART-стандартах ещё никто не слышал, системным переводом документов в цифровой формат занимались только самые продвинутые организации, а разговоры о переходе от нормативных документов к нормативным требованиям казались визионерством на грани фантастики. Зато у команды Консорциума «Кодекс» был более чем 20-летний опыт разработки, поддержки и внедрения на предприятиях профессиональных справочных систем (ПСС) «Кодекс» и «Техэксперт». ПСС «Кодекс»/«Техэксперт» развивались на протяжении всей истории Консорциума — и к настоящему моменту окончательно превратились из «сборников» внешней нормативной документации в незаменимых помощников, которые делают за специалиста львиную долю рутинной работы.
Оценив преимущества ПСС «Кодекс» и «Техэксперт», тысячи пользователей захотели перенести опыт их применения на другие бизнес-процессы — в первую очередь, работу с внутренними нормативными документами предприятия. В ответ на такой логичный запрос родилось решение «Банк документов». Оно появилось задолго до концепции СУ НТД и помогло сотням предприятий и тысячам специалистов улучшить качество работы с внутренними нормативными документами. Со временем предприятия-пользователи развивались и менялись, выявляли и формулировали новые потребности — и к 2014 году стала очевидна необходимость комплексного решения, способного цифровизировать работу с нормативными документами на системном уровне.
Это естественное явление для начала эпохи цифровизации, которое во многом и обеспечило ИТ-рынку взрывной рост в последние пару десятилетий: когда вы цифровизируете и оптимизируете один бизнес-процесс, скорость и эффективность смежных бизнес-процессов перестаёт вас удовлетворять. Если вы, предположим, придумали способ производить на порядок больше товаров, но не нашли, как оптимизировать процесс их проверки, то на стадии контроля качества будут скапливаться «заторы» из готовой продукции. Это же правило можно применить к любому этапу жизненного цикла продукта: в лучшем случае более консервативно устроенные бизнес-процессы просто «съедают» весь положительный эффект, в худшем — оптимизированный этап блокирует всю цепочку, перегружая этапы неоптимизированные.
Нормативный документ — точно такой же продукт, обладающий всеми стадиями жизненного цикла, от выявления потребности в нём до вывода из эксплуатации ввиду устаревания. Разработанное Консорциумом «Кодекс» в конце нулевых годов решение «Банк документов» позволило закрыть потребность предприятий в формировании Единого фонда документов и уравновесить качество работы с внешней и внутренней нормативными базами.
Этот момент выравнивания качества работы особенно ярко подсветил пользовательскую разницу между внешними документами и внутренними: во внешних документах, которые разрабатывает кто-то другой, нас интересует только этап их применения. Когда мы разрабатываем документы сами, есть потребность оптимизировать каждый шаг этой разработки. Фонд внутренней документации мало сформировать — нужно ещё поддерживать его актуальность, что на больших объёмах невозможно делать вручную. Внешние и внутренние документы недостаточно поместить в единое пространство — для удобства совместного применения необходимо связать их гиперссылками. И разработку новых, и актуализацию имеющихся документов лучше планировать заранее и исходя из динамики нормативной базы. Проект документа нужно обсуждать — и так, чтобы обратная связь от экспертов фиксировалась и учитывалась, а не терялась в переписке. Тексты документов необходимо оформлять в соответствии с определёнными требованиями для прохождения нормоконтроля. А готовый документ мало утвердить: чтобы он действительно заработал, его нужно имплементировать в имеющиеся бизнес-процессы, довести до сведения ответственных специалистов и проконтролировать исполнение.
Всё перечисленное — лишь малая доля проблем, с которыми сталкиваются организации, разрабатывающие документацию для внутренних и внешних нужд. В 2014 году, проанализировав большое количество конкретных запросов от пользователей ПСС «Кодекс»/«Техэксперт» и «Банка документов», разработчики Консорциума «Кодекс» поняли, что здесь нужен системный подход. Так появилась концепция СУ НТД «Техэксперт», состоящей из отдельных подсистем-модулей, каждая из которых помогала оптимизировать отдельный этап жизненного цикла нормативного документа. Схема функционирования СУ НТД успела за годы измениться в деталях, но её ядро осталось неизменным (рис. 1). Как и общая цель — помочь в решении задач, которые возникают на каждом из этапов жизненного цикла нормативного документа.
Компания практиков
Эксперты Консорциума «Кодекс» часто говорят на публичных мероприятиях, что «мы — компания практиков». Это не просто пиар-клише, а честное описание бизнес-стратегии, которая определила траекторию развития СУ НТД «Техэксперт» и порядок выхода готовых «коробочных» решений в рамках системы.
Дело в том, что разработчики Консорциума «Кодекс» не создают спрос для рынка, а удовлетворяют уже имеющийся. Даже технология SMART-стандартов, которая многим кажется интересным и перспективным, но пока далёким от повседневных задач направлением, на самом деле родилась из сугубо практических запросов пользователей систем. Разработчики Консорциума «Кодекс» в какой-то момент пришли к выводу, что конкретные сервисы, которые пользователи запрашивают, можно удовлетворить, только придумав принципиально новую форму представления нормативных документов. А поскольку современная экономика глобальна и потребности предприятий по работе с документами схожи, не удивительно, что для этой новой формы представления уже существовал термин. Вместе с термином «SMART-стандарты» специалисты Консорциума «Кодекс» переняли лучшие зарубежные и международные наработки по этой теме — и с успехом применяют их как в деятельности ПТК 711, так и в разработке собственных продуктов.
Примерно то же самое происходило и с СУ НТД «Техэксперт»: когда формировалась общая концепция системы, эксперты отталкивались не от абстрактных потребностей «рынка вообще», а от потребностей, которые выявлялись у конкретных заказчиков. На пересечении потребностей, выявленных у разных клиентов, на сравнении прямо и непрямо сформулированных запросов от действующих пользователей, исходя из большого опыта не только создания, но и внедрения специализированного программного обеспечения на предприятиях, разработчики Консорциума «Кодекс» формировали прообразы будущих универсальных решений. И только после того, как та или иная технология проходила успешную апробацию в рамках нескольких пилотных проектов, команда СУ НТД «Техэксперт» начинала полноценную разработку универсальной «коробочной» версии, которая подойдёт для большинства предприятий.
До 2017-го года активно развивался и обрастал новыми сервисами «Банк документов» — база для создания Единого фонда предприятия, включающего как внешний, так и внутренний нормативный контент. В конце 2017 года вышли три новые подсистемы: «Контроль актуальности ссылочных документов», «Пользовательский словарь» и «Контроль оборота». Вместе с банком документов они сформировали контур «базовой СУ НТД» — универсального комплекта, который подойдёт любому предприятию, must have от бренда «Техэксперт». Все последующие системы включались уже в контур «расширенного СУ НТД».
В конце 2020 года новая подсистема «Цифровые кабинеты» предоставила возможность адресно обеспечивать всех сотрудников полной и актуальной документацией в рамках их обязанностей и задач, повышать точность выполнения требований к процессам, улучшать исполнительскую дисциплину и снижать риски использования некорректной информации.
В 2021 году появилась полностью переработанная версия подсистемы «Контроль оборота нормативных документов» с расширенным функционалом, разделённым на блоки «Ознакомление», «Учёт копий» и «Актуализация». По сути, это была новая подсистема, целиком заменившая предыдущую версию.
В середине 2022 года вышла «Подсистема ведения фондов», предоставившая пользователям облегчённый интерфейс для формирования Единого фонда предприятия на базе «Банка документов». Во-первых, решение позволило снизить порог вхождения для пользователей: подсистема проще в развёртывании, чем классическое автоматизированное рабочее место оператора «Банка документов», и не требует объёмного обучения. Во-вторых, оно помогает закрыть потребности предприятий с уже имеющимися объёмными фондами и/или большим потоком новых документов, поскольку существенно увеличивает скорость загрузки.
В начале 2023 года разработчики представили критически важное решение «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов» (рис. 2), которое выполняет две важные задачи. Подсистема даёт возможность, с одной стороны, сократить время на разработку документов за счёт их автоматизированного приведения к требованиям нормоконтроля, с другой — создавать документ в формате, наиболее близком к будущему SMART-стандарту. Этот формат позволяет работать с отдельными требованиями и применять другие сервисы цифровой платформы «Техэксперт».
В конце 2023 года появился «Мониторинг системы». Подсистема призвана помочь сотрудникам предприятий, которые отвечают за информационную безопасность: она упрощает мониторинг работы пользователей в системе, позволяет гибко контролировать права доступа и вести учёт по операциям с документами Единого фонда. Кроме того, решение можно использовать как инструмент для проверки востребованности тех или иных документов и повышения эффективности использования фондов предприятия.
От концепции «базовой» и «расширенной» версий системы команда проекта со временем отказалась. Когда клиентская база СУ НТД начала расти, стало понятно, что для каждого предприятия «базовый набор» будет индивидуальным. Какие бизнес-процессы предприятия в первую очередь нуждаются в цифровизации, лучше всего покажут полноценный аудит бизнес-процессов, формирование образа «идеальной» системы, сопоставление его с реальными возможностями и выработка оптимального решения. А задача разработчика здесь — предоставить клиенту ряд подсистем, обеспечить их совместимость друг с другом и заложить основы для их интеграции с другим программным обеспечением пользователя.
Что дальше?
В планах команды СУ НТД «Техэксперт» на 2024 год — «коробочные» версии ещё двух подсистем, отвечающих за обсуждение проектов нормативных документов и планирование их разработки. Выпуск этих решений позволит закрыть управление всем жизненным циклом документа и гораздо быстрее внедрять выбранную предприятием конфигурацию СУ НТД. Уже вышедшие подсистемы постоянно дорабатываются на основе обратной связи и получают функциональность, необходимость в которой была выявлена уже при эксплуатации. Не останавливается работа и над индивидуальными решениями для специфических задач, в том числе интеграционными. Всё больше пользователей хотят работать с Единым фондом предприятия не напрямую, а через интерфейсы прикладного программного обеспечения или, например, через внутренний корпоративный портал — для этого открыты все технические возможности (рис. 3).
Главный приоритет команды Консорциума «Кодекс» — создавать для предприятий реального сектора экономики решения, которыми пользователи, с одной стороны, закрывают острые потребности, а с другой — с удовольствием пользуются годами и десятилетиями. СУ НТД «Техэксперт» даёт организациям стабильную базу для всех видов работ с нормативно-техническим контентом, которую можно гибко конфигурировать под индивидуальные нужды. А ещё с «Техэксперт» можно без лишних рисков, сохраняя работу в привычных форматах, постепенно переходить на новые, например отдельные требования и другие виды SMART-данных. Если добавить к этому качественную техподдержку и разветвлённую сеть партнёрских организаций по всей России, становится понятно, почему технологиям цифровой платформы «Техэксперт» свои внутренние фонды доверили более 1000 предприятий. Среди них как совсем небольшие организации, так и промышленные гиганты: «Транснефть», «Газпром», «Иркутская нефтяная компания», «ОДК», «Сухой», «Туполев», «Роскосмос» и другие.
Грамотной работой с нормативными и техническими документами можно добиться серьёзных положительных изменений во всех бизнес-процессах предприятия: сократить издержки и количество брака, ускорить разработку и вывод на рынок новой продукции, повысить эффективность взаимодействия как внутри компании, так по всей цепочке добавленной стоимости. Выстроить такую работу даже с самой лучшей технологической базой непросто, но специалисты Консорциума «Кодекс» готовы приложить максимум усилий, чтобы у каждого предприятия это получилось.
Узнать больше о возможностях Системы управления нормативной и технической документацией на платформе «Техэксперт» можно по электронной почте spp@kodeks.ru, телефону 8-800-505-78-25 или на сайте suntd.ru.
Ключевые слова: стандартизация, управление нормативными и техническими документами, системы управления контентом предприятия, жизненный цикл документа, Консорциум «Кодекс».
Keywords: standardization, regulatory and technical documents management, enterprise content management systems, document life cycle, Kodeks Consortium.
