Цена ошибки: зачем цифровизировать работу с нормативными и техническими документами

Эксперты Консорциума «Кодекс» рассказывают о последствиях непродуманного управления нормативными и техническими документами и предлагают решения, которые помогут снизить риски.

Консорциум «Кодекс» более 30 лет разрабатывает, поддерживает и внедряет ИТ-решения для работы с нормативными и техническими документами на цифровой платформе «Техэксперт». Эксперты Консорциума помогают предприятиям, холдингам и целым отраслям цифровизировать связанные с документами бизнес-процессы, искать слабые места и превращать документ из ограничивающего фактора в развивающий.

За годы сотрудничества с российскими предприятиями команда Консорциума «Кодекс» накопила сотни примеров «кризисного поиска» — то есть ситуаций, когда компания ищет какое-либо ИТ-решение не ради улучшения показателей, а ради экстренного исправления допущенных промахов. К сожалению, вопрос управления нормативными и техническими документами предприятия — не самый очевидный, и многие предприятия начинают системно к нему подходить уже после того, как «грянул гром».

Эксперты Консорциума «Кодекс» подготовили список самых распространённых проблем с нормативными и техническими документами. Его можно использовать как проверочный лист для экспресс-аудита собственных бизнес-процессов и выявления слабых мест.

Источники информации

Актуализация нормативной информации — одна из главных проблем управления нормативными и техническими документами. По статистике, именно использование устаревших версий документов наравне с неосведомлённостью о наличии/обязательности того или иного документа приносит предприятиям больше всего головной боли. И головная боль здесь — это не только потерянное время на работу по устаревшим документам и, следовательно, потраченный зарплатный фонд на специалиста, которому придётся переделывать всю работу заново. В зависимости от характера «упущенного» документа последствиями могут стать выплаты неустоек за затягивание сроков контракта, исковые заявления контрагентов, административная и в ряде случаев даже уголовная ответственность.

Приведём один из многочисленных примеров такого рода последствий. Ныне действующий пользователь цифровой платформы «Техэксперт», крупное машиностроительное предприятие, ранее в качестве источника правовой информации использовал Интернет. Специалисты предприятия нашли на просторах глобальной Сети текст стандарта на один из элементов железнодорожного подвижного состава. Разумеется, они задались вопросом, актуальная ли это редакция — но в ссылке, по которой был доступен документ, стояла свежая дата, и этого оказалось достаточно, чтобы взять документ на вооружение и произвести по нему продукцию.

То, что на момент заключения договора эта версия стандарта успела устареть, стало известно только на приёмке. Устарел он всего на три недели — но этого оказалось достаточно для забраковки всех изделий партии, поскольку обновлённый документ содержал критические изменения, которые влияли на характеристики продукции. Как итог — сорванные сроки, выплата неустойки, затраты времени на переделывание документации и изготовление новой партии за счёт производителя. Ошибка стоила предприятию достаточно дорого для того, чтобы искать и успешно найти решение такого рода проблем.

Что делать, чтобы не наступить на те же грабли? Определить легитимный источник нормативной информации и механизм получения актуальных версий всех необходимых документов. Это можно делать «вручную», отслеживая принятие новых стандартов по официальным источникам и получая актуальные копии непосредственно от разработчиков документов день в день, но это довольно дорого, ведь кроме труда ответственного сотрудника нужно платить и правообладателям стандартов. Другой вариант — установить профессиональную справочную систему (ПСС), актуальность которой обеспечивается большой командой специалистов, автоматизированным сбором информации с официальных сайтов и договорами с разработчиками документов.

Одним из лидеров рынка таких систем является Консорциум «Кодекс». ПСС под брендами «Кодекс» и «Техэксперт» содержат не только колоссальный (суммарно более 100 млн документов) и ежедневно актуализируемый фонд нормативной информации. Множество дополнительных аналитических материалов, консультации экспертов, готовые образцы, формы и алгоритмы действий для специалистов, возможность задать вопрос в профильное ведомство, отзывчивая поддержка и «умные» программные сервисы по обработке содержимого документов — вот причины, по которым ПСС "Кодекс"/"Техэксперт" ежедневно используют специалисты 10 000 предприятий по всей России.

Единое цифровое пространство

Ещё один кейс, на сей раз из нефтегазовой отрасли: предприятие обладало актуальной базой внешних нормативных документов, но специалисты работали по внутренним. При этом управление внутренними документами цифровизировано не было, как не был выработан и механизм актуализации внутренних документов не по регламенту (раз в два года), а по событию-триггеру (изменение внешнего документа-источника). Итог даже при наличии актуальных внешних документов в доступе тот же самый: работы, проведённые по устаревшему внутреннему документу, их несоответствие текущим нормативным требованиям, штраф плюс исправление всех недочётов за счёт исполнителя. И бонус в виде невозможности пройти аудит системы менеджмента качества — ГОСТ Р ИСО 9001-2015 недвусмысленно требует поддерживать внутреннюю нормативную базу в актуальном состоянии.

Очевидно, что во избежание подобных проблем нужно вовремя актуализировать внутренние документы вслед за изменением статуса внешних. Вопрос в том, как это обеспечить: при наличии обширного внутреннего фонда проверять актуальность каждого ссылочного документа по внешней базе очень трудозатратно, не говоря уже о риске ошибки из-за человеческого фактора.

У разработчиков платформы «Техэксперт» есть ответ: нужно объединять внешние и внутренние документы предприятия в едином контуре и связывать их перекрёстными ссылками. Уже десять лет Консорциум «Кодекс» поддерживает и улучшает Систему управления нормативной и технической документацией (СУ НТД) «Техэксперт». В сердце системы находится Единый фонд электронной нормативной документации предприятия, к которому можно подключить и приобретённые ПСС «Кодекс»/«Техэксперт», и самостоятельно пополняемый внутренний банк документов.

Изначальным запросом пользователей СУ НТД было уравнять цифровую зрелость внутренних документов и внешних, сделать внутренние документы предприятия такими же удобными для программной обработки и последующего анализа, как документы из ПСС "Кодекс"/"Техэксперт". В то же время общее цифровое пространство Единого фонда позволило реализовать ряд дополнительных сервисов — например, сквозной интеллектуальный поиск по внутренним и внешним документам и контроль актуальности ссылочных документов.

Что такое контроль актуальности? Это функционал СУ НТД, которая в один клик найдёт все документы Единого фонда, содержащие ссылки на устаревшие источники, сами просроченные ссылки визуально выделит в тексте документа и предложит альтернативу в виде действующего документа, принятого взамен устаревшего. Кропотливая многомесячная работа, результаты которой устаревают ещё до её завершения, выполняется за несколько минут и автоматически. Когда представители крупных промышленных предприятий с огромными внутренними фондами видят этот фокус впервые, вопрос, зачем цифровизировать работу с нормативными документами, отпадает сам собой.

Регламент и исполнительская дисциплина

Ещё один пример, на сей раз собирательный: на предприятии есть Единый фонд с включёнными в него ПСС, внутренний фонд также переведён в цифровой вид и дисциплинированно актуализируется, и вся эта система даже вписана в организационно-распорядительные документы компании как единственный легитимный источник нормативной информации.

Но это всё на бумаге и, может быть, в подразделении, ответственном за ведение внутреннего фонда. На местах, у реальных исполнителей нормативных требований ситуация может отличаться. Кто-то ничего не слышал ни о какой информационной системе предприятия и продолжает скачивать документы из Интернета. Кто-то знает о системе, но не умеет с ней работать и после нескольких неудачных поисковых запросов опять же идёт в Интернет — и хорошо, если не к генеративным нейросетям. Кто-то предпочитает работать по старинке, с бумажными копиями — и, распечатав документ из Единого фонда полгода назад, понятия не имеет, что он уже три месяца как отменён. Кто-то пользуется системой, но нечасто и без глубокого знакомства с её возможностями. А кто-то, напротив, пользуется всеми преимуществами Единого фонда, но не на благо компании, а ради передачи конфиденциальной информации третьим лицам.

Всё это реальные кейсы наших пользователей — которые (за исключением последнего) вовсе не говорят о вредительстве или саботаже сотрудников компании. Люди всегда работают так, как они привыкли, — чтобы изменить годами сформированные процессы, нужно проявить управленческую волю.

У внедрения того или иного решения, особенно вспомогательного, в бизнес-процессы каждого подразделения и отдельного сотрудника есть три важных компонента.

Первый компонент — это документационное сопровождение. Использование конкретных источников информации и порядок работы с ними должны быть включены не только в документы высшего уровня, но и в регламенты и инструкции, описывающие конкретные бизнес-процессы. Если в инструкции написано, что на каком-либо этапе исполнитель должен обратиться к Единому фонду предприятия и проверить актуальность нескольких документов, сотрудник сделает это с гораздо большей вероятностью.

Второй компонент — время на обучение работе с системой, которое требуется при внедрении любого нового ИТ-решения. СУ НТД многому научит пользователя сама, но более глубокое знакомство с возможностями системы необходимо, чтобы повысить эффективность работы и окупить расходы на её приобретение.

И, наконец, третий компонент — это программные сервисы для улучшения исполнительской дисциплины. СУ НТД «Техэксперт» обладает целым набором таких сервисов, автоматизирующих рутинный ручной труд: это и контроль ознакомления, и ограничение на печать файлов, и учёт выданных копий, и регулярные напоминания для ответственных за актуализацию документа лиц. Наконец, отдельная подсистема отвечает за мониторинг всех действий пользователей СУ НТД. Помимо улучшения исполнительской дисциплины это способствует профилактике информационных утечек: ничто так не сохраняет интеллектуальную собственность организации в целости и сохранности, как знание сотрудников о том, что о каждом скачивании или печати документа станет известно с гарантией.

Не только кнут, но и пряник

Поздравляем: вы приобрели внешнюю нормативную базу, упорядочили внутренний фонд документов и разными способами заставили сотрудников пользоваться Единым фондом. Последние приобрели множество мелких дополнительных обязанностей и тихо ненавидят их источник, даже если на рациональном уровне понимают его полезность.

Возможно, «ненавидят» — слишком громкое слово, но суть от этого не меняется: не стоит выдавать сотрудникам новые обязательства и не дополнять их бонусами. Это может нивелировать всю ощутимую пользу, которую пользователи получат вместе с новыми обязанностями.

Разработчики СУ НТД предусмотрели такой бонус, косвенно влияющий и на исполнительскую дисциплину. Речь идёт о цифровом кабинете — персонализированном рабочем пространстве с набором нужных документов, которое можно создать под конкретный бизнес-процесс, подразделение и даже отдельного специалиста с его обязанностями. Сюда же, в цифровой кабинет, можно вывести ссылки на внешние ресурсы, а также документы на ознакомление и актуализацию.

Цифровой кабинет — это все необходимые документы с доставкой к рабочему месту. Такой сервис пригодится как опытному высококвалифицированному специалисту, чьё рабочее время жалко тратить на стереотипные действия, так и новичку, который только входит в рабочие процессы предприятия. Новичку даже, пожалуй, больше: грамотно настроенный цифровой кабинет — это готовый самоучитель по бизнес-процессам организации.

Узнать больше о возможностях цифровой платформы «Техэксперт» можно по электронной почте spp@kodeks.ru, телефону 8-800-505-78-25 или на сайте suntd.ru.

Материал подготовлен
Информационной сетью «Техэксперт»