Инструменты управления фондом документации: опыт «Россети Волга»
В условиях цифровой трансформации бизнеса вопросы эффективного управления документацией, обеспечения её доступности и актуальности выходят на первый план, особенно для предприятий, работающих в рамках стандартизированной системы менеджмента качества. «Россети Волга» на протяжении многих лет кропотливо выстраивают электронный фонд нормативных и технических документов. В статье разбирается, на каких принципах и с помощью каких технологий формируется эта комплексная система, а также каких результатов удалось добиться благодаря её внедрению.
«Россети Волга» входит в состав Группы «Россети». Компания осуществляет деятельность по передаче электроэнергии и технологическому присоединению к электрическим сетям на территории семи регионов Приволжского федерального округа: Саратовской, Самарской, Оренбургской, Пензенской, Ульяновской областей, Республики Мордовия и Чувашской Республики. Деятельность организации охватывает территорию в 403,5 тыс. км2, на которой проживают более 12 млн человек.
Учитывая социальное и экономическое значение компании для регионов присутствия, надёжность, безопасность и устойчивое развитие сетевого комплекса являются одними из приоритетов для «Россети Волга». Для того чтобы достичь высоких показателей в этих трёх направлениях, компания последовательно внедряет систему менеджмента качества (СМК) и регулярно подтверждает сертификат соответствия требованиям международного стандарта ISO 9001-2015 (ГОСТ Р ИСО 9001-2015).
Предпосылки появления единого фонда документов
Чем крупнее компания, тем сложнее её структура, и важно, чтобы в системе менеджмента качества были сформированы эффективные сценарии обмена актуальной информацией. То, насколько оперативно сотрудник узнаёт об изменениях в процессах и насколько успешно он может найти нужную для себя информацию, есть ли в компании выстроенные процессы погружения новых специалистов в рабочие задачи — все эти факторы напрямую влияют на эффективность выполнения работ.
В «Россети Волга» уделяют большое внимание информационному сопровождению деятельности компании и используют обширную базу корпоративных документов по всем основным бизнес-процессам. Количество таких документов непрерывно увеличивается, и для того чтобы их актуализировать и привести в соответствие с требованиями федерального законодательства, компания использует дополнительные инструменты автоматизации.
Формирование фонда документации
Работать над созданием целостной системы хранения документов в «Россети Волга» начали ещё в 2010 году. Первым шагом в этом направлении стало создание собственной электронной библиотеки Системы менеджмента качества. В неё вошли методики, положения, приказы и постановления, действующие в компании и филиалах, презентации и тексты выступлений руководителей. В библиотеке были также размещены ссылки на государственные стандарты, правила пожарной безопасности, строительные и сметные нормы и инструкции, действующие в Российской Федерации.
Потребность в актуальной внешней нормативной документации в организации была закрыта за счёт внедрения профессиональных справочных систем (ПСС) «Техэксперт». «Россети Волга» используют линейку из 12 систем, рассчитанных на специалистов инженерно-технических служб по различным направлениям: строительство, энергетика, производственная безопасность, метрология и др. В ПСС содержится полная база федерального законодательства, техническая документация по профилю систем, огромный пласт справочной информации, которая помогает разобраться в тонкостях нормативного регулирования. В составе справочных систем также есть прикладные сервисы и материалы, которые упрощают выполнение рутинных операций: типовые формы документов, готовые расчётчики и калькуляторы, календари проверок и т.д.
Система управления фондом документации
В 2021 году руководство «Россети Волга» приняло решение объединить базы внутренней и внешней нормативной документации в одном общем фонде для создания единого информационно-поискового пространства всей документации по СМК и метрологическому контролю (рис. 1). Его использование в качестве единого источника информации позволило сократить время на поиск и анализ документов, автоматизировать процессы актуализации локальных документов, обеспечить соответствие порядка работы с корпоративными документами требованиям регламентов «Россети Волга», а также оптимизировать систему оповещения о появлении новых внутренних документов и изменениях в них.
На первоначальном этапе создания фонда к общему цифровому формату были приведены локальная документация по СМК и метрологии: внутренние положения компании, регламенты, инструкции, методики, стандарты и т. д. — всего более 800 документов.
Специалисту мало дать доступ к хранилищу важных документов — ему необходимо предоставить удобные инструменты для анализа нормативной информации. Для этих целей на втором этапе разработки в контур управления электронным фондом нормативной документации был внедрён важный элемент — Система управления нормативной и технической документацией (СУ НТД) «Техэксперт».
СУ НТД «Техэксперт» — это комплексное решение, которое позволяет создать единое корпоративное хранилище для самых разнообразных типов документов: инструкций, методик, документов СМК, организационно-распорядительной документации и т. д. СУ НТД также обладает широкими возможностями по систематизации фонда документов: позволяет настраивать гипертекстовые связи между внутренними и внешними документами, формировать собственные классификаторы и атрибуты, хранить документы в различных форматах: текстовых, графических, мультимедийных.
СУ НТД позволило распространить на весь электронный фонд документации «Россети Волга» действие разнообразных сервисов цифровой платформы «Техэксперт». Эти сервисы, например, позволяют ставить документ на контроль, выделяют цветом изменившиеся фрагменты текста при сравнении редакций одного и того же документа, предупреждают об изменениях в документах ещё до того, как они появятся в системе.
Благодаря специализированному интеграционному модулю «кАссист», стало возможным автоматизировать расстановку и замену ссылок на внешние нормативные документы в стандартах организации, локальных нормативных актах и проектной документации. Модуль также помогает производить проверку ссылок на актуальность.
Кроме того, в системе действует интеллектуальный поиск, настроенный на свободную форму запроса, включая сокращения и профессиональный сленг. Работает и поиск по атрибутам с гибкой настройкой фильтров: по дате принятия, органу, утвердившему документ, типу документа и т.д. Система сохраняет историю поиска и сведения о часто запрашиваемых документах, чтобы сократить время на поиск необходимой информации (рис. 2).
СУ НТД «Техэксперт» также позволила «Россети Волга» систематизировать и автоматизировать ведение электронного фонда документов в целом. Для этих целей предусмотрены специализированные программные модули. Некоторые из них были внедрены в систему управления фондом документации.
В частности, каждый сотрудник компании был адресно обеспечен полной и актуальной документацией, необходимой для выполнения именно его рабочих обязанностей: доступ к фонду имеют все работники организации и у каждого — своя специализация и перечень обязанностей. Это стало возможным благодаря подсистеме СУ НТД «Цифровые кабинеты».
Подсистема «Техэксперт: Цифровые кабинеты» помогает организовать индивидуальное рабочее пространство со всеми необходимыми документами под конкретные процессы. Заходя в свой цифровой кабинет, сотрудник видит полный перечень управляющих документов, обязательных к исполнению в рамках его задачи или должности, а также может в пару кликов перейти ко всем важным для его работы материалам: внутренним и внешним документам, справочной информации, чек-листам, ссылкам на файловые хранилища или онлайн-ресурсы и т.д. Система также уведомит работника о произошедших изменениях в перечнях: добавлении или удалении документа или внесении изменений в действующий документ.
В свою очередь специалист, отвечающий за информирование сотрудников, может автоматизированно обновлять списки документов в их цифровых кабинетах и управлять доступом работников к отдельным файлам. Подсистема «Цифровые кабинеты» позволяет организовывать информационное пространство для одного специалиста, департамента или всей организации. Цифровой кабинет также можно сформировать под отдельный бизнес-процесс или конкретную задачу (рис. 3).
Результаты внедрения фонда
Внедрение цифрового фонда документации позволило «Россети Волга» решить сразу несколько важных задач: упростить работу с нормативной информацией, автоматизировать актуализацию локальных документов и минимизировать риски несоответствия документации требованиям федерального законодательства, сократить сроки поиска нужной информации.
Появление фонда повлияло и на сопутствующие бизнес-процессы. Например, позволило эффективнее адаптировать сотрудников к изменяющимся условиям работы и новым задачам.
Обладая единым источником информации, где с помощью одного запроса можно получить доступ ко всем регламентам, инструкциям, справочникам и т. д., организация гораздо меньше рискует потерять ценную информацию. За счёт того, что все данные структурированы, приведены к общему цифровому формату и распределены с учётом особенностей бизнес-процессов компании, изучение этих сведений отнимает у специалиста гораздо меньше времени.
Фонд также позволил адресно уведомлять каждого работника обо всех изменениях в тех перечнях документов, которые относятся к его профильным задачам, а значит, предотвращать использование устаревших версий документов, способствуя снижению риска получить штраф или репутационные потери. Наличие общего источника информации по всем ключевым бизнес-процессам гарантирует, что сотрудники работают по единым, полным и актуальным регламентам, что повышает предсказуемость и стандартизацию результатов работ.
«Россети Волга» продолжают развивать систему управления своим фондом документов. В частности, уже есть планы интегрировать её с внутренней системой электронного документооборота, чтобы автоматизировать публикацию корпоративных документов в фонде и упростить доведение нужных сведений до сотрудников.
Компания также рассчитывает внедрить в программный комплекс управления фондом ещё одну подсистему СУ НТД — «Контроль оборота нормативных документов», которая поможет цифровизировать процедуры ознакомления сотрудников с документами.
***
Развитие цифровой системы хранения и управления фондом документации на предприятии — процесс сложный и небыстрый. Зачастую он требует поиска нетривиальных решений и новых подходов. Но в эпоху цифровой трансформации именно умение структурировать информацию и управлять её распределением становится ключевым конкурентным преимуществом как на уровне одной организации, так и экономики в целом. А при переходе в «цифру» как раз работа с нормативной документацией, которая сопровождает все бизнес-процессы предприятия, может дать компании максимальную отдачу.
Узнать больше о возможностях Системы управления нормативной и технической документацией на платформе «Техэксперт» можно по электронной почте spp@kodeks.ru, телефону 8-800-505-78-25 или на сайте suntd.ru.
