Когда документа становится мало: функциональные возможности цифровых справочных систем
Публикации в изданиях: «Стандарты и качество» № 5/2026, «Оборудование Разработки Технологии» № 2(173)/2026, «Техсовет» № 3-4(236)/2026.
Современные профессиональные справочные системы — это далеко не только база нормативной и справочной информации, но и огромное количество продвинутых программных сервисов, которые помогают специалистам быстро и точно принимать взвешенные решения. Как организованы цифровые справочные системы сейчас и что они могут дать пользователям — рассказывают эксперты Консорциума «Кодекс».
Актуальная и хорошо структурированная база документов — это ценное подспорье для специалистов. Она помогает эффективно искать нужную информацию, анализировать законодательство и получать исчерпывающие данные. Однако уже давно завершилась эпоха, когда для работы специалисту достаточно просто иметь доступ к документу. Об этом хорошо знают разработчики Консорциума «Кодекс»: уже 35 лет они создают цифровые решения для работы с нормативными и техническими документами. Опираясь на обратную связь от своих пользователей, в первую очередь предприятий реального сектора экономики — тех, чья деятельность тесно связана с множеством нормативных актов, — компания отмечает: потребности компаний меняются.
На фоне растущей информационной нагрузки критически важно, чтобы нужные данные «находили» специалиста сами, а сценарии работы с документацией гибко подстраивались под задачи конкретного сотрудника или предприятия. В ответ на эти запросы эволюционирует и функционал справочных систем: из обычных сборников документации они превращаются в более продвинутые программные решения, готовое взять на себя внушительную часть рутинных и аналитических операций.
При этом многие пользователи не знают о возможностях таких систем — а порой даже не задумываются, какие задачи можно автоматизировать с их помощью. На примере профессиональных справочных систем (ПСС) платформы «Техэксперт» предлагаем оценить, каким образом можно преобразовать привычную работу с нормативной документацией, чтобы превратить систему в настоящего цифрового помощника: ассистента, советчика и отчасти даже контролёра.
Документ как основа основ
Ядром систем под брендами «Техэксперт» и «Кодекс» по-прежнему остаётся фонд нормативных и технических документов. Именно документы составляют наполнение систем и служат источником данных для программных сервисов. Сегодня цифровая платформа «Техэксперт» объединяет свыше 100 млн документов, каждый из них представляет собой не просто текстовый файл — это многофункциональный контейнер с разноплановыми данными (рис. 1). Такая структура позволяет создавать «умные» сервисы, которые существенно повышают эффективность работы с документами.
О каких сервисах идёт речь? Вот лишь несколько возможностей, которые доступны в любой ПСС "Кодекс"/"Техэксперт«.
Во-первых, это инструменты для точного и эффективного поиска. Они находят нужные документы как по ключевым словам, так и по строгим формальным критериям — например, по сроку действия, статусу документа или принявшему его органу власти. Если же дополнительно использовать разные поисковые профили, установленные в системе, результат одного и того же запроса в каждом случае будет оптимизирован под тематику отрасли: при вводе поменяются подсказки, а результаты будут учитывать профессиональную направленность пользователя.
Второй важный блок инструментов помогает анализировать информационную среду, в которой функционирует документ. Для того чтобы быстро погрузиться в контекст, в ПСС в режиме «одного окна» можно изучить связанную с документом судебную практику и комментарии экспертов, отследить историю изменения документа, сравнить между собой его редакции. Сервисы «Ссылается на» и «На него ссылаются» раскрывают систему взаимосвязей между документами — это важно, когда надо проверить, как изменения в одном нормативном акте отразятся на содержании других документов.
Переход к точечной работе с информацией
Изучить документ — лишь половина дела. Не менее важно понять, применимы ли его положения к деятельности конкретного предприятия и как реализовать их на практике. В этом помогают дополнительные материалы, разъясняющие тонкости законодательства. В ПСС пользователи получают доступ к большому объёму аналитического контента: информационным справкам и комментариям экспертов, обзорам обновлений законодательства, инструкциям и т. д. Помимо аналитических, в ПСС входят материалы для упрощения рутинных задач по соблюдению нормативных требований — например, готовые инструкции, чек‑листы для подготовки к проверкам надзорных органов, типовые формы документов и многое другое. Вкупе эти контентные сервисы выступают хорошим подспорьем, когда надо быстро решить типовую задачу, не тратя время на изучение нужной темы или подготовку сопутствующих материалов «с нуля». Однако в современных условиях и этого уровня информационной поддержки профессионалам зачастую недостаточно.
Объём документации, с которой приходится работать специалистам неуклонно растёт. В то же время исследования, проведённые одним из крупных предприятий — пользователей решений «Техэксперт», показали: из 100% информации в нормативных документах для решения рабочих задач специалисту требуется всего 3–5%. Задача современных систем для работы с нормативной документацией — предоставить эти 3–5% адресно и точечно. Решением стали сервисы, оперирующие отдельными информационными элементами из документов.
Ключевая разработка Консорциума «Кодекс» в этом направлении — реестры нормативных требований (РНТ). С РНТ можно отслеживать статус конкретных требований в привычных пользователям платформы «Техэксперт» интерфейсах. Их можно искать по кодам основных профильных классификаторов, формировать, сохранять и выгружать из системы тематические подборки под задачу, проект или процесс. При этом требования в реестре — всегда актуальные, сохраняют связь с документом-источником и дополнены полезными атрибутами, например отображают перечень предыдущих ревизий.
Когда важна структура
Фонд документов, с которыми работают специалисты предприятия, в чём-то похож на интернет: в нём есть всё, что нужно, но для того, чтобы найти информацию, необходимо владеть навыками поиска. Для того чтобы упростить доступ к нужным специалисту материалам, на платформе «Техэксперт» разработано программное решение «Техэксперт: Цифровые кабинеты», которое помогает создавать индивидуализированные рабочее пространство под разные задачи.
Заходя в свой цифровой кабинет, работник получает мгновенный доступ к управляющим документам, обязательным для исполнения в рамках его должности. В пару кликов он может перейти к ключевым материалам: нормативным актам, справочной информации, чек‑листам, ссылкам на файловые хранилища и онлайн‑ресурсы. Система оперативно уведомляет о любых изменениях — добавлении, удалении или корректировке документов.
Решение «Техэксперт: Цифровые кабинеты» масштабируется под любые потребности: оно подходит для организации информационного пространства отдельного специалиста, целого подразделения или всей компании. С его помощью каждое предприятие может создать структурированную базу знаний, отвечающую особенностям его бизнес-процессов. Это могут быть подборки информации по конкретному бизнес-процессу или отдельной задаче, по выпускаемой продукции и услугам, по направлениям деятельности предприятия (рис. 2).
С опорой на новейшие технологии
Сервисы, использующие атрибуты и метаданные из документов в ПСС «Техэксперт» и «Кодекс», по праву могут называться «умными»: они многократно повышают эффективность поиска и анализа информации, а также позволяют адаптировать работу с документами под задачи отдельного сотрудника или процессы компании в целом.
Однако у специалистов остаётся целый пласт задач, которые невозможно решить только с помощью точных алгоритмов. К примеру, при поиске ответа на вопрос по нормативному регулированию порой требуется проанализировать положения нескольких взаимосвязанных документов либо отдельные требования в разных частях одного нормативного акта.
Для решения подобных нетривиальных задач разработчики Консорциума «Кодекс» уже не первый год задействуют возможности искусственного интеллекта (ИИ). В частности, в поисковых сервисах ИИ помогает подбирать нужные документы и их фрагменты с учётом отрасли и предметной области специалиста, определять синонимы, выявлять связи между документами, анализировать терминологию и семантику и выполнять множество других задач. При этом до недавнего времени все эти технологии работали «под капотом» систем и оставались незаметными для конечного пользователя.
В 2026 году технологии искусственного интеллекта в системах «Техэксперт» выходят «на поверхность»: на специализированной платформе «КодексНейро» планируется выпуск ИИ-решений, с которыми пользователи смогут взаимодействовать напрямую.
Уже весной 2026 года пользователи нескольких профильных систем «Техэксперт» познакомятся с ИИ-инструментом, дополняющим поисковые сервисы. Технология позволит помимо стандартной поисковой выдачи получить сгенерированный ответ-обзор, основанный на нескольких документах или разных частях одного документа. Кроме того, программа укажет источники генерации ответа и предоставит возможность перейти к ним.
Учитывая высокую цену решений, принимаемых на основе нормативных требований, ошибки в ответах ИИ недопустимы. Разработчики уделили особое внимание обучению нейросети, чтобы минимизировать риски генерации неточных данных. Если в системах нет документа, соответствующего запросу пользователя, ИИ не станет «придумывать» ответ или ссылаться на непроверенные источники — вместо этого он сообщит об отсутствии информации. Модель постоянно дообучается: она учитывает появление новых документов‑источников и актуализацию существующих, поэтому её ответы всегда базируются на корректных и достоверных сведениях.
В течение года планируется выпуск ещё двух ИИ‑разработок. Первый сервис будет готовить краткий пересказ сути нормативного документа. Второй — предоставлять развёрнутые разъяснения по запросам, выступая в роли виртуального консультанта.
Интеграционные возможности
Справочные системы не существуют в вакууме: разработчики стараются встраивать свои продукты в ИТ-ландшафт предприятия и налаженные бизнес-процессы. Эксперты Консорциума «Кодекс» внимательно относятся к созданию комфортных условий для работы специалистов, а именно — необходимости получать информацию о нормативных документах в своем рабочем приложении.
В частности, интеграционный модуль «кАссист» успешно взаимодействует с большинством офисных пакетов, основными CAD/PLM/PDM/MDM-системами и другими программными решениями, файлы которых содержат ссылки на нормативные документы. Благодаря ему сотрудник, оставаясь в своём рабочем приложении, может оперативно проверить, не устарела ли ссылка на нормативный документ, и при необходимости актуализировать её.
Дополнительно платформа «Техэксперт» предлагает развитый API‑интерфейс Kodeks API. Этот инструмент предназначен для самостоятельной разработки интеграций и особенно актуален, когда необходимо учесть уникальные требования конкретной организации. Так, Kodeks API поможет, если компания хочет «встроить» информацию из ПСС в свой корпоративный информационный портал: осуществлять поиск по всей базе документации через поисковое пространство портала или выводить в новостную ленту информацию об актуальных изменениях законодательства. Другое направление — объединение с прикладным программным обеспечением, например с лабораторной системой для отслеживания актуальности используемых специалистами лаборатории документов.
***
Сегодня платформа «Техэксперт» — это многофункциональный комплекс технологий и решений, предназначенный для управления нормативной и технической документацией предприятия, нормативными требованиями к продукции, процессами производственной безопасности, а также для работы со всеми видами нормативных документов. Цифровые помощники, о которых мы рассказали в этой статье, — только малая часть того, что может предложить платформа.
Тем не менее уже этот функционал даёт предприятию широкие возможности для развития. Как их использовать — для индивидуальной или коллективной работы специалистов, только лишь для изучения документации или как советчика при решении прикладных задач, — каждый решает сам. Гибкость, надёжность и широкие интеграционные возможности систем «Техэксперт» могут стать хорошим фундаментом для раскрытия потенциала компании вне зависимости от её масштаба и профиля работы.
Узнать больше о возможностях цифровой платформы «Техэксперт» и её отдельных решений можно по электронной почте spp@kodeks.ru или телефону8-800-505-78-25.
Материал подготовлен
Информационной сетью «Техэксперт»
