Конструктор нормативных документов: новый шаг к SMART-стандартизации
В январе 2023 года Консорциум «Кодекс» выпустил принципиально важное программное решение — «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов». Конструктор нормативных документов входит в качестве подсистемы в Систему управления нормативной и технической документацией (СУ НТД) на платформе «Техэксперт».
Основная задача подсистемы — сократить время на разработку внутренних документов. Она достигается за счёт автоматизированного приведения разрабатываемых документов к требованиям нормоконтроля.
Что изменилось?
Ранее Конструктор нормативных документов (НД) был доступен только в заказных и пилотных проектах. Теперь его можно приобрести у любого представителя партнёрской сети «Кодекс», а внедрение на предприятии стало быстрее — за счёт возможности более гибко настраивать подсистему без изменения программного кода. В коммерческой версии Конструктора НД также есть возможность самостоятельно создавать и настраивать шаблоны для разрабатываемых документов.
Но главная новость заключается в другом: благодаря Конструктору НД пользователи цифровой платформы «Техэксперт» получили возможность создавать умные (SMART) стандарты, формируя SMART-данные для них.
Важный момент: внешне бизнес-процессы разработчиков стандартов мало изменятся. Они, как и прежде, будут выполнять свою работу в привычных для них текстовых редакторах (например, в MS Word). Но за управление этими текстовыми редакторами теперь будет отвечать Конструктор НД. Он поможет разработчикам не только создавать стандарты в разы быстрее, но и повысить качество самих текстов: первичный нормоконтроль будет производиться в автоматизированном режиме. Не менее эффективным и оперативным по времени станет согласование проектов стандартов с экспертами, а также последующее утверждение документов в работу.
Возможности «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов»
Подсистема «Техэксперт SMART: Конструктор НД», входящая в СУ НТД «Техэксперт» и отвечающая за разработку документации, позволяет поддерживать документы организации на одном технологическом уровне с документами профессиональных справочных систем "Кодекс"/"Техэксперт" — то есть создавать его в виде контейнера данных, который содержит:
- привычный текст в формате текстового редактора (например, MS Word) или преобразованный в формат PDF;
- слой данных в SMART-формате, включающий глубоко структурированный текст, реквизиты, редакции документов, вложения (текстовые, мультимедиа-вложения, 3D-модели и т. д.).
Глубоко структурированный текст позволяет работать с главной составляющей нормативных документов — требованиями. Требования в структурированном тексте можно выделять, атрибутировать, классифицировать, объединять в реестры и т. д.
Всё это помогает широко использовать требования в рабочем процессе: не только подбирать их по различным параметрам и читать, но и отслеживать изменения, создавать собственные подборки, сравнивать ревизии, интегрировать требования в рабочую документацию с возможностью отслеживания статуса и совершать другие операции.
Помимо выполнения важной стратегической задачи — подготовки документов в SMART-формате — Конструктор НД помогает решить давно назревшие прикладные проблемы, возникающие из-за большого объёма требований, предъявляемых к разрабатываемой документации. Следствием этих проблем является неэффективный расход времени на разработку и нормоконтроль документов: квалифицированным специалистам приходится выполнять вручную множество рутинных процедур и многократно переделывать документацию из-за обнаруженных ошибок.
«Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов» дает возможность:
- Использовать предустановленный шаблон документа, в котором учтены требования, предъявляемые к структуре, оформлению и содержанию межгосударственных стандартов (ГОСТов). Эти требования установлены в ГОСТ 1.5-2001 «Межгосударственная система стандартизации (МГСС). Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению». Соответствие базового шаблона ГОСТ 1.5-2001 делает Конструктор НД универсальным средством для разработки нормативных документов в большинстве компаний, т. к. принятые в организациях требования к нормативной документации обычно базируются на требованиях к ГОСТ.
- Адаптировать предустановленный шаблон под требования конкретного предприятия и создавать новые для других документопотоков, например локальных нормативных актов (ЛНА) или организационно-распорядительных документов (ОРД).
- Проводить автоматизированные проверки разработанного документа.
- Использовать унифицированную терминологическую базу при создании проекта документа.
- Устанавливать ссылки на другие документы (включая ссылки на конкретные пункты) и контролировать актуальность ссылочных документов.
- Создавать редакции документов.
- Создавать изменения к документам.
- Подготавливать и отправлять документы на следующие этапы жизненного цикла — обсуждение и согласование.
- Публиковать согласованные и утверждённые документы в Единый фонд предприятия с изменением статуса связанных документов (например, при утверждении НД, вводимого взамен).
Эффект от внедрения подсистемы Конструктор НД на предприятии:
- Сокращение времени на разработку НД и снижение количества замечаний от нормоконтроля за счёт автоматизированного выполнения требований к структуре и оформлению. Согласно замерам, произведённым в пилотных проектах, экономия времени составляет 30–40%.
- Повышение качества разработанной документации за счёт автоматизированного анализа текста (выявление неактуальных ссылок, противоречащих терминов).
В текущей версии решения разработка документа производится в приложении Microsoft Word. В целях поддержки политики импортозамещения, принятой на многих российских предприятиях, в ближайших версиях Конструктора НД будет реализована интеграция с отечественным редактором «МойОфис» и пакетами LibreOffice и AlterOffice.
Применение «Техэксперт SMART: Конструктор НД» для разработки и обсуждения проектов ГОСТ и ГОСТ Р на уровне технических комитетов
Технический комитет (ТК) по стандартизации — это объединение специалистов, являющихся полномочными представителями заинтересованных предприятий (организаций), создаваемое на добровольной основе для разработки национальных стандартов РФ, проведения работ в области международной (региональной) стандартизации по закрепленным за ТК объектам стандартизации (областям деятельности).
Решение «Техэксперт SMART: Конструктор НД» может быть применено как основной компонент интегрированной системы разработки, обсуждения, согласования и утверждения проектов ГОСТ и ГОСТ Р на уровне технических комитетов.
В 2023 году Конструктор НД в целях разработки ГОСТ и ГОСТ Р будет апробироваться в ТК-МТК-22 «Информационные технологии» и в 6-м подкомитете ТК 322 «Атомная техника».
Узнать о возможностях Конструктора НД можно у любого регионального представителя, а также по электронной почте spp@kodeks.ru или телефону 8-800-505-78-25.
