«Техэксперт»: новый подход к управлению производственной безопасностью
До 2030 года введён мораторий на плановые проверки контрольно-надзорных органов. Однако требования законодательства как были, так и остаются обязательными, — и к тому же постоянно изменяются. Как не потеряться в этих обновлениях и облегчить себе управление производственной безопасностью, рассказывают эксперты Консорциума «Кодекс».
За последние годы бизнес получил долгожданную передышку со стороны контролирующих органов благодаря мораторию на проверки. Казалось бы, можно облегчённо выдохнуть и сосредоточиться на своих задачах — однако лучше не откладывать заботу о безопасности в долгий ящик. Требования законодательства в области охраны труда, пожарной и промышленной безопасности, гражданской обороны и защиты от чрезвычайных ситуаций (ГО и ЧС) остаются обязательными и на время моратория — более того, они постоянно пересматриваются, корректируются, прирастают новыми сущностями, отражают новые подходы профильных ведомств. Если оставить до 2030 года всё «как есть», то к моменту, когда проверки возобновятся, положение дел на предприятии может очень серьёзно разойтись с требованиями законодательства. А если произойдёт несчастный случай, никакой мораторий не остановит контрольно-надзорный орган от внеплановой проверки и не защитит предприятие от штрафов и иных видов ответственности.
Важно понимать, что мораторий на проверки — это не только снижение нагрузки на бизнес, но и попытка государства взрастить более самостоятельный и ответственный подход к организации безопасности. Предприятия должны не жить «от проверки и до проверки», между ними не интересуясь безопасностью вовсе, а выстраивать собственную систему управления производственной безопасностью, которая поможет заранее выявлять и устранять нарушения. Но как организовать такую профилактику, если нет постоянного внешнего надзора? Как эффективно управлять нормативными требованиями, не теряя времени на рутинные действия и поиск нужных документов?
Эксперты Консорциума «Кодекс» почти 35 лет разрабатывают ИТ-решения для работы с нормативными и техническими документами и через призму своего опыта видят: существующий формат работы «от документа» устарел. Во-первых, необходимо переходить на другой формат представления документов в целом — так называемый SMART-формат. А во-вторых, пользоваться главным преимуществом, которое этот SMART-формат предоставляет, — работать с выделенным из документа требованием как отдельной сущностью, сохраняющей связь с документом-источником. Рассмотрим, как строится работа с нормативными документами и требованиями сейчас и как Реестры нормативных требований на платформе «Техэксперт» помогают вывести управление производственной безопасностью на принципиально иной уровень.
Новая реальность и старые методы
Современные специалисты, отвечающие за соответствие предприятий требованиям контролирующих органов, сталкиваются с серьёзными вызовами, которые затрудняют их работу. Во-первых, нормативная база огромна и постоянно меняется: регулярно появляются новые акты, поправки и стандарты, которые ещё и вступают в силу по частям, что дополнительно усложняет процесс мониторинга и актуализации информации. Во-вторых, эта база разбросана по разным источникам — бумажным архивам, электронным системам, сайтам, что превращает поиск нужного документа в трудоёмкую задачу.
Но даже если представить, что все необходимые документы находятся в одном месте и актуализируются автоматически — как, например, в «классических» профессиональных справочных системах "Кодекс"/"Техэксперт" — работать с целыми документами не очень удобно, если на самом деле специалисту нужно соблюдать из всего документа несколько разбросанных по разным частям текста положений. Обычно проблема решается составлением «ручных реестров», но это очень трудоёмкий процесс: специалисту приходится перерабатывать огромный пласт нормативной документации, а сам итоговый список требований может содержать 100 и более фрагментов текста из разных документов, каждый из которых надо отдельно скопировать и вставить в свой реестр. Такая механическая работа отнимает уйму времени и провоцирует ошибки.
Кроме того, подобные списки быстро устаревают. Чтобы проверить актуальность содержащихся в файле требований, для каждого из них нужно найти актуальную версию документа-источника и проверить, что его конкретное положение не изменилось. При этом готовые списки ценят и передают «по наследству» от специалиста к специалисту, ведь искать, интерпретировать и структурировать информацию «с нуля» — огромная работа.
Человеческий фактор тоже играет здесь важную роль: даже самый внимательный и ответственный специалист не застрахован от случайных ошибок или пропусков, ведь рутина и объём работы зачастую превышают разумные пределы. В итоге повышается риск несоответствий и штрафных санкций.
Кроме того, наличие актуального реестра — это лишь половина дела. Реестр не ответит на самые главные для специалиста вопросы: как правильно применять требования? Как понять, действительно ли они относятся к конкретному предприятию, отделу или сотруднику? Ответ на эти вопросы требует экспертной оценки и поддержки, которую не могут дать простые списки и таблицы.
Все эти проблемы формируют запрос на комплексное решение, которое разработчики Консорциума «Кодекс» постарались воплотить на цифровой платформе «Техэксперт» в виде Реестров требований контрольно-надзорной деятельности (КНД) и Интегрированной системы управления производственной безопасностью (ИСУПБ).
Не хранилище данных, а рабочий инструмент
Разработчики цифровой платформы «Техэксперт» не первый год работают над описанными выше проблемами и убедились на собственном опыте: просто база «нарезанных» требований из документов специалисту не нужна. С точки зрения пользовательского опыта она не так сильно отличается от наполненной целыми документами справочной системы: специалист остаётся один на один с массивом сложной, многослойной информации, без подсказок и инструментов, которые помогли бы соотнести её с конкретной ситуацией на предприятии. Даже если речь идёт об относительно простой справочной системе с поиском, пользователь рискует остаться наедине не с решением, а с новой формой проблемы: слишком много, слишком сложно, слишком неясно.
Именно поэтому при разработке Реестров требований как отдельного вида решений эксперты Консорциума «Кодекс» сделали фокус не столько на требованиях, сколько на сервисах по работе с ними и пользовательских сценариях.
Реестры требований КНД — это не просто структурированное хранилище данных из нормативных документов, а рабочий инструмент, позволяющий выстроить целостную модель управления безопасностью. Причём модель не «в вакууме», а в привязке к конкретной организации и конкретным направлениям: охране труда, пожарной безопасности, промышленной безопасности, ГО и ЧС. Так появляется единый каркас, на который можно опираться и при самопроверке, и при формировании внутреннего аудита. А значит — и при подготовке к грядущему когда-нибудь внешнему контролю.
Каждое требование в реестре представляет собой дискретную информационную единицу, своего рода «маленький документ», который, с одной стороны, обладает собственным жизненным циклом, а с другой — сохраняет связь со своим источником. Таким образом пользователь, с одной стороны, всегда может перейти к полному документу и ознакомиться с ним, а с другой — быть в курсе статуса действия каждого конкретного требования, что особенно важно при внесении изменений в действующие документы.
Кроме того, что требование может быть отменено или добавлено, оно также может содержательно измениться. Все эти изменения — т. н. ревизии — также отражаются в карточке требования. При необходимости всегда можно посмотреть предыдущие ревизии (редакции) требования и оценить, насколько изменения значимы.
Едва ли не больше времени, чем ревизии, специалисту экономит продвинутый поиск по реестру. Он адаптирован под реальные производственные задачи: пользователь может подбирать нормы, актуальные для конкретных процессов, объектов и зон контроля. Для этого предусмотрены фильтры по самым разным атрибутам, в том числе кодам классификаторов. Все входящие в Реестры требования размечены кодами четырёх общих справочников: «Контрольный (надзорный) орган», «Сфера регулирования», «Вид контроля (надзора)», «Категории лиц, обязанных соблюдать обязательные требования». Кроме того, для каждого Реестра добавлен целевой классификатор: «Виды объектов защиты (Пожарная безопасность)», «Виды деятельности (Охрана труда)», «Виды ОПО (Промышленная безопасность)», «Виды критически важных объектов (ГО и ЧС)». Гибкие настройки поиска позволят исключить лишнюю информацию и сразу увидеть то, что действительно относится к деятельности конкретного предприятия.
Результаты поиска можно сохранять в пользовательские подборки и создавать тематические папки под каждый объект, процесс или отдельную задачу. Внутрь папки можно добавлять не только требования, но и другие материалы из систем «Техэксперт»: консультации, документы, разъяснения — всё, что поможет в работе и обеспечит необходимый контекст. Собранными подборками удобно делиться с коллегами — например, при совместной подготовке к проверкам или формировании методических материалов. Но самое главное — эти подборки сохранят связь с единой базой, и если какое-либо требование или документ изменятся, пользователь сможет это увидеть и предпринять необходимые действия.
Если специалисту необходимо поработать с подборкой требований за пределами системы — например, создать на её основе внутренний документ, — он может выгрузить данные в форматах Excel или Word. При этом количество и порядок данных в выгружаемом отчёте пользователь настраивает самостоятельно.
Для самопроверки и внутреннего аудита в системе есть удобный инструмент чек-листов. По выбранным требованиям автоматически формируется перечень контрольных вопросов, а результаты можно сразу внести в систему. Это позволяет фиксировать текущее состояние дел, выявлять пробелы и отслеживать динамику исправлений. А для тех предприятий и специалистов, которые готовы внедрять более серьёзную автоматизацию производственной безопасности, создана Интегрированная система управления производственной безопасностью (ИСУПБ) «Техэксперт». Её пользователям, в частности, доступны расширенные возможности для управления аудитами — например, планирование мероприятий по устранению выявленных несоответствий, назначение ответственных, автоматизированное отслеживание сроков и другие сервисы, которые позволяют сделать непростой шаг от констатации нарушений к их устранению.
***
В условиях постоянного изменения нормативной базы специалисты сталкиваются с необходимостью оперативно ориентироваться в большом объёме информации. Общие знания о необходимых документах — это лишь первый шаг, гораздо важнее уметь быстро находить релевантные нормативные положения и корректно применять их в работе.
Реестры требований контрольно-надзорной деятельности на платформе «Техэксперт» созданы, чтобы сделать этот процесс максимально удобным и понятным. Решения линейки помогают не просто собрать в одном месте необходимые нормативные положения, а сформировать с помощью встроенных сервисов рабочую модель, которая поддерживает процессы внутреннего контроля производственной безопасности и подготовки к внешним проверкам. Так контроль безопасности перестаёт быть тяжёлым бременем и превращается в понятный и управляемый процесс. И это реальность, доступная уже сегодня.
Узнать больше о Реестрах нормативных требований и других возможностях цифровой платформы «Техэксперт» можно по почте spp@kodeks.ru или телефону 8-800-505-78-25.
Материал подготовлен специалистами Информационной сети «Техэксперт»
