SMART-формат: простая работа с документами
Журнал «Оборудование. Разработки. Технологии» № 4 (165) 2024
В условиях динамично меняющегося рынка компании вынуждены искать новые подходы к оптимизации рабочих процессов. В этом контексте важную роль играют технологии цифровой трансформации, также известной как Индустрия 4.0 — искусственный интеллект, облачные вычисления, интернет вещей и другие. Наравне с ними, по мнению экспертов Консорциума «Кодекс», важную роль играют SMART-стандарты — перспективный формат работы с документами, призванный облегчить и в разы ускорить бизнес-процессы.
Работа с документами — это уязвимое место многих компаний. Пока многие бизнес-процессы переходят в цифровую среду, работа с нормативными и техническими документами до сих пор требует большого количества усилий и времени специалиста. Поскольку классические форматы документов — бумажный или даже PDF — интерпретируются исключительно человеком и не являются машинопонимаемыми, работа с ними во многом зависит от профессиональной компетенции сотрудника или, например, от его внимательности.
Уменьшить влияние человеческого фактора в процессе работы с документами и сократить количество рутинных «ручных» операций — одна из целей, которую преследуют эксперты Консорциума «Кодекс». Организация уже более 30 лет занимается цифровизацией бизнес-процессов, связанных с нормативной и технической документацией. Последние пять лет специалисты Консорциума развивают SMART-формат документов, который поможет осуществлять прямой перенос информации из документа в исполняющие системы без потери данных.
Современные технологии позволяют структурировать данные нормативных документов и даже частично автоматизировать их обработку, но универсальный цифровой формат представления документов отсутствует. Чтобы передавать цифровые документы из системы в систему на разных этапах жизненного цикла документа, формат представления нужно стандартизировать. В России на национальном уровне этим занимается проектный технический комитет «Умные (SMART) стандарты» (ПТК 711). Базовыми организациями комитета являются АО «Кодекс», головная компания одноимённого Консорциума, и ФГБУ «Институт стандартизации».
Выбор АО «Кодекс» в качестве базовой организации не случаен: изменения в формате документов на платформе «Техэксперт» были реализованы по запросу рынка, поскольку запрашиваемые клиентами сервисы невозможно реализовать без перехода на SMART-формат. Рассмотрим основные проблемы, тормозящие работу предприятий, решения, которые существуют сейчас и появятся в ближайшем будущем.
Работа с неактуальными нормативными документами
Нормативная база динамично меняется, и организации вынуждены пристально следить за множественными изменениями в требованиях. Даже в некоторых крупных компаниях работа с нормативными документами — тяжёлый рутинный труд, который специалист выполняет вручную.
Результат работы с нормативными и техническими документами становится уязвим для ошибок. В условиях интенсивной работы сотрудникам нередко не хватает времени, внимательности или профессиональной компетенции для того, чтобы актуализировать используемую нормативную базу и зафиксировать во внутренних документах нужные изменения. В свою очередь, производство несоответствующего актуальным документам продукта неминуемо ведёт к браку или невозможности эксплуатировать товар. Из-за этого компания претерпевает серьёзные финансовые убытки, не говоря о репутационных потерях.
На рынке уже есть инструменты, которые помогают автоматизировать отслеживание изменений в нормативных документах. Среди них — решения цифровой платформы «Техэксперт». Большинство сервисов на этой платформе работают благодаря формату содержащихся в ней документов: алгоритмы легко обрабатывают такие документы, и система быстро доставляет информацию к «рабочему месту» — в программу, где работает специалист.
Механизм работы следующий: SMART-формат представляет собой контейнер с различными «слоями» данных. Некоторые слои машиноинтерпретируемы, и на них базируются «умные» человекоориентированные сервисы систем. Среди таких — атрибутный поиск. Он помогает пользователю находить документы не только по ключевым словам, но и по отдельным реквизитам: виду документа, принявшему органу, дате принятия и т.д. Сервис экономит время на поиск и позволяет узнавать о документах, появление которых ускользнуло от внимания специалиста.
Человеческий фактор в интерпретации нормативных документов
Изменения важно не только отследить, но и верно интерпретировать и внедрить в рабочие процессы. Специалист, интерпретируя то или иное нововведение, сталкивается с закономерным вопросом: какие изменения относятся к деятельности компании, а какие — нет? На базе SMART-стандартов возможно реализовать сервисы, способные ответить на этот вопрос. Среди таких SMART-сервисов — Реестры нормативных требований (РНТ) на цифровой платформе «Техэксперт». Сервис предоставляет все нормативные требования федерального уровня из какой-либо области в едином окне. Каждое требование связано с кодами отраслевого классификатора, а иногда и несколькими, что позволяет более точно искать информацию. Например, в сервисе «Реестр требований КНД: Пожарный надзор» специалист может получить набор требований, который относится только к конкретному объекту защиты, а не просматривать каждый документ большого массива.
Гармонизация внутренней нормативной базы с внешней
Специалист отследил изменение и определил, что оно точно относится к деятельности компании, — но это только начало. Теперь ему предстоит большой объём работы: донести сведения об изменениях до ответственных сотрудников, проконтролировать, что все документы, зависимые от изменённого нормативного требования, актуализированы, и отследить, чтобы исполнители были в курсе обновлённой информации. Это длительный процесс, состоящий из множества микрозадач, в каждой из которых можно ошибиться или просто о ней забыть. Для того чтобы этого не случилось, нужно использовать современные цифровые инструменты, которые способны объединить внутренние и внешние нормативные документы в едином информационном пространстве, связывать их гиперссылками и снабжать аналитическими и другими сервисами. Одним из таких инструментов является Система управления нормативной и технической документацией (СУ НТД) «Техэксперт».
Уже сейчас СУ НТД помогает пользователю оперативно реагировать на изменения внешней нормативной базы: на платформе «Техэксперт» можно создать Единый фонд предприятия, куда войдут внешние документы из профессиональных справочных систем (ПСС) «Кодекс» и «Техэксперт», а также внутренние документы, принадлежащие предприятию, с помощью подсистемы «Банк документов». Выявить все устаревшие ссылки в документах внутренней нормативной базы можно с помощью подсистемы «Контроль актуальности».
Кроме создания Единого фонда предприятия, СУ НТД помогает с автоматизацией работы на каждой стадии жизненного цикла документа, в том числе — при актуализации документа в соответствии с изменившейся внешней нормативной базой. Отдельные сервисы СУ НТД помогают:
- назначать ответственных за актуализацию внутреннего документа и уведомлять их о необходимости внести изменения;
- собирать и обсуждать замечания к новой редакции документа;
- согласовывать, утверждать документ и размещать новую редакцию в Едином фонде;
- контролировать ознакомление с новой версией документа сотрудников из разных отделов;
- доставлять обновлённый документ к рабочему месту каждого заинтересованного сотрудника с помощью цифровых кабинетов.
Реализовать работу перечисленных сервисов во многом помогает формат документов на цифровой платформе «Техэксперт». Большинство таких сервисов работают с документом в целом и уже на этом уровне позволяют серьёзно облегчить работу с документами, однако некоторые запросы пользователей могут быть реализованы только при более глубоком структурировании данных.
Специалисты Консорциума «Кодекс» совершенствуют свои системы, приближаясь к возможности более детально работать с документом. Подсистема СУ НТД «Конструктор нормативных документов» является одним из решений для упрощения этого процесса. Она дает возможность проводить автоматизированные проверки разработанных внутренних документов, использовать унифицированную терминологическую базу, контролировать актуальность ссылочных документов и т. п. Одним из важных преимуществ подсистемы является формат создаваемых документов: он даёт возможность выделять в тексте требования, которые воспринимаются системой как отдельные информационные единицы. С ними, как и с требованиями из РНТ, можно работать в Системе управления требованиями (СУТр) «Техэксперт», которая уже доступна в заказных проектах. Инструментарий СУТр позволяет устанавливать взаимосвязь требований во внутренних документах со внешними источниками с помощью функции трассировки. Трассировка поможет ещё быстрее анализировать обновлённое внешнее требование и вносить оперативные изменения во внутреннюю базу.
Взгляд в будущее
На сегодняшний день существует множество способов облегчить специалисту работу с документами. Но как бы оперативно ни приходило работнику уведомление о подвижках во внешней нормативной базе, решение о внесении изменений во внутреннюю документацию остается за человеком. На текущем уровне работы с документами исключить из процесса человека-специалиста, который принимает решение об изменении документа во внутренней базе предприятия, невозможно.
В будущем, когда архитектура и формат данных SMART-стандарта будут унифицированы, содержание документа можно будет представлять в машинопонимаемом формате. Если и внешний, и внутренний зависящий от него документ будут переведены в единый SMART-формат, актуализировать внутренний документ можно будет, условно говоря, в пару кликов: специалисту останется лишь нажать кнопку «Да» на всплывающем окне «Изменились параметры из связанного требования. Обновить?». Аналогично настроить сервис можно будет и для внешнего программного обеспечения — CAD-, CAM-, PLM-, PDM-систем и любых других приложений, при работе в которых необходим доступ к актуальной нормативной информации.
Перечисленные в статье решения и сервисы закрывают лишь часть потребностей по цифровизации работы с нормативными документами. В перспективе количество и разнообразие SMART-сервисов на рынке будут только расти, но задавать вектор их развития будут предприятия, которые уже разобрались в концепции SMART-стандартов. И саму концепцию технологии, и положения конкретных нормативных документов мало изучить — их нужно постоянно прикладывать в собственных бизнес-процессах. Только тогда начнут формироваться продуктивные модели использования.
Материал подготовлен
Информационной сетью «Техэксперт»
Узнать больше о концепции SMART-стандартов и возможностях цифровой платформы «Техэксперт» можно по электронной почте spp@kodeks.ru или телефону 8-800-505-78-25.
