Как управлять нормативными документами: интервью с Мариной Синицыной
«Как у любого продукта, у нормативного документа есть свой жизненный цикл. И им надо уметь управлять»
Журнал Business Excellence № 9’2024
Консорциум «Кодекс» больше 30 лет выпускает ИТ-инструменты для работы с нормативными документами и больше 10 — автоматизирует управление документами на разных стадиях жизненного цикла. Ровно 10 лет назад на цифровой платформе «Техэксперт» появилось новое флагманское решение — Система управления нормативной и технической документацией. Что это за система, зачем она нужна и как связана с популярной сегодня концепцией SMART-стандартов, рассказывает директор Департамента продвижения и дистрибутирования Консорциума «Кодекс» Марина Синицына.
Расскажите, пожалуйста, в двух словах, что такое Система управления нормативной и технической документацией (СУ НТД) «Техэксперт».
В двух словах о СУ НТД «Техэксперт», наверное, не расскажешь, но давайте попробуем! Всё началось с выхода на платформе «Техэксперт» такого решения, как Банк документов. Для нас это был прорыв, поскольку Банк документов позволил пользователям добавлять к документам федерального уровня, которые содержатся в профессиональных справочных системах «Техэксперт» и «Кодекс», собственные документы: стандарты организации, локальные нормативные акты и т. д. Когда наши уважаемые партнёры, которые представляют нас в регионах, напрямую работают с организациями и предприятиями, начали внедрять Банк документов у клиентов, они стали доносить до разработчиков новые потребности пользователей. Стало понятно, что организации нуждаются не только в том, чтобы складывать и хранить внутренние документы в едином пространстве с внешними, но и в том, чтобы полноценно такими документами управлять. Внутренние фонды нужно нормализовывать, то есть приводить к единому формату, классифицировать по разным категориям и, самое главное, поддерживать в актуальном состоянии. Именно эти задачи и призвана была решить СУ НТД, если вкратце.
Концепция СУ НТД «Техэксперт» как большого комплексного решения появилась сразу или рождалась постепенно?
Постепенно. Сначала стало понятно, что документ — это тоже продукт, и, как у любого продукта, у него есть свой жизненный цикл (см. рис. 1). Документ рождается и начинает применяться. Потом он меняется в связи с тем, что меняется регулируемый им бизнес-процесс или требования к продукции. Иногда документы устаревают и отменяются — окончательно или для замены новыми.
Когда мы оценивали жизненный цикл документа, естественно, сначала проектировали подсистемы, которые закрывают самые базовые потребности пользователя. Первой, базовой такой подсистемой стала Подсистема ведения фондов, в основе которой лежал Банк документов. Затем мы решали вопрос актуализации фонда и соблюдения требований к актуализации. Следующим по значимости был процесс согласования документов внутри предприятия. А, скажем так, вишенкой на торте стал Конструктор нормативных документов — как решение, которое позволяет максимально автоматизировать, шаблонизировать и в конце концов сократить по времени процесс создания новых внутренних документов.
Каким отраслям и организациям какого типа в первую очередь интересна СУ НТД?
СУ НТД можно применять практически везде, в любой отрасли, на любом предприятии и в организации любого масштаба. Возьмём организацию, предположим, в 100 человек, которая оказывает услуги населению. Даже в такой сравнительно небольшой организации существует, не побоюсь этого слова, ворох внутренних документов, который регламентирует процесс оказания услуги, сроки, требования к качеству услуги и требования к персоналу. Может быть, услуга оказывается через какие-то автоматизированные системы — всё это тоже должно быть зафиксировано в документах, и документы эти должны быть актуальными, отражать реальное положение вещей и одновременно соответствовать нормативной базе страны, где услуга оказывается. Поэтому, как мне кажется, СУ НТД применима в любой отрасли и в организации любого масштаба.
А давайте попробуем конкретизировать, составить своеобразный чек-лист. «Вам нужна СУ НТД, если..?»
Ключевым здесь является желание упорядочить работу с документами. Вам нужна СУ НТД, если вы больше не хотите разыскивать документы по бумажным папкам или папкам на компьютере. Если вам нужно создать чёткий перечень документов, которым должен руководствоваться каждый сотрудник или конкретное подразделение. Если вы хотите заявить перед своими клиентами определённый уровень качества — как вы это качество обеспечиваете, должно быть прописано в документации, на которую вы можете сослаться и которую можете предоставить, в том числе на аудите или при прохождении аккредитации. Если хотите избавиться от бумажного документооборота. С СУ НТД всё будет храниться в электронном виде, всё всегда будет под рукой. Понятно, где взять документ и где хранится его последняя версия.
В общем, если вы хотите быть современными, идти в ногу со временем, автоматизировать множество ресурсоёмких рутинных операций и освободить время квалифицированных специалистов на более интересные и творческие задачи, то вам нужна СУ НТД.
Расскажите, как менялась СУ НТД по результатам обратной связи от пользователей?
В течение всех 10 лет своего существования СУ НТД находится в бурном развитии. Каждый кейс внедрения на предприятии, каждая функция, которая разрабатывается для одного пользователя, работают на общий результат. Каждое индивидуальное решение анализируется, унифицируется и рано или поздно становится доступно всем пользователям. С каждым новым пользователем продукт совершенствуется.
Мы очень активно слушаем обратную связь от рынка, нам интересно, чтобы продукт не просто был установлен на предприятии, но действительно применялся, использовался в работе. Поэтому всё то, что пользователи от нас просят, обязательно попадает в список пожеланий для очередной версии каждой подсистемы.
За эти 10 лет СУ НТД как комплексное решение обрастала конкретными новыми подсистемами. Но при этом мы не бросали и развитие отдельных подсистем — их функционал постоянно совершенствуется.
Из всех существующих классов программного обеспечения СУ НТД ближе всего к ECM-системам (Enterprise Content Management Systems). Расскажите, пожалуйста, а в чём принципиальное отличие СУ НТД от других подобных систем, например SharePoint?
Во-первых, СУ НТД — это не только место для хранения, но и легитимный источник информации. Если предприятие приказом утверждает у себя, что именно СУ НТД является таким источником, мы избавляемся от проблемы поиска того оригинала, которым должны руководствоваться, поскольку в СУ НТД заложен функционал для обеспечения легитимного доступа.
Во-вторых, СУ НТД не столько и не сколько хранит документы, сколько обеспечивает действительно актуальный фонд документов. Инструменты СУ НТД позволяют всем ответственным за документ лицам отслеживать актуальность документа и вовремя вносить в него изменения. Нужно каким-то образом упорядочить, на какой полочке должен лежать документ, кто с ним должен ознакомиться, кто им должен пользоваться — со всем этим СУ НТД тоже помогает.
Ну и самое главное, наверное, отличие заключается в том, что СУ НТД в сочетании с профессиональными справочными системами «Кодекс»/«Техэксперт» позволяет создать единый фонд внутренних и внешних документов. И не только документов федерального назначения, но и субъектов Российской Федерации, потому что на региональном уровне тоже нормативное регулирование осуществляется.
В СУ НТД все документы находятся в едином информационном пространстве. И это позволяет в том числе добиваться того, чтобы локальные документы полностью соответствовали нормативному регулированию государства (рис. 2).
В начале 2023 года в рамках СУ НТД вышла подсистема «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов». Что означает аббревиатура SMART в названии?
Концепция SMART применительно к стандартизации новая для Консорциума «Кодекс», мы занялись этой темой примерно пять лет назад. Три года назад АО «Кодекс», головная компания нашего Консорциума, стала базовой организаций проектного технического комитета «Умные (SMART) стандарты» (ПТК 711).
Суть этой концепции заключается в том, что в экономическом и технологическом развитии уже наступил момент, когда пора переходить от использования документов к использованию отдельных нормативных требований. Зачем тратить время на прочитывание многостраничных документов, когда можно по чёткому запросу, касающемуся конкретной продукции или конкретного процесса, выбрать для себя нужный набор требований из нормативной документации?
Подсистема «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов» была разработана, в частности, для того, чтобы отдельные нормативные требования могли появляться и в документах пользователей. Результатом работы в Конструкторе нормативных документов являются сами документы, которые вырабатывает пользователь, но ещё и набор требований, которые можно сразу же отнести к той или иной продукции/процессу, навесить ярлык, обязательное это требование или желательное к исполнению, и другую атрибутику. То есть у нас документ начинает представлять собой не текстовый монолит, а своеобразный контейнер, который содержит не только текст, но и другие типы данных, и эти данные —SMART-данные — позволяют уже применять этот документ разными способами.
И всё это нужно не только для более быстрого поиска конкретной нормативной информации, но и для того, чтобы в перспективе, когда не только люди, но и машины начнут использовать нормативные требования в своей деятельности, можно было в эту концепцию включить в том числе внутренние документы предприятий.
А почему для того чтобы машины могли считывать документы, нужны именно требования?
Ни для кого не секрет, что машина работает по чётко заданным алгоритмам. Поэтому читать «человекоориентированные» документы, их понимать и применять машине очень сложно. Будет велика доля ошибок.
Если мы хотим всё-таки всю рутину передать машинам, то нужно подготовить для этого почву. Каждый документ нужно превратить в набор коротких, ёмких, понятных, однозначно трактуемых требований. И тогда машина их воспримет, возьмёт как руководство к действию и направит свои усилия на реализацию этого требования.
Если мы хотим передать машинам всю рутину, то нужно подготовить для этого почву — превратить каждый документ в набор коротких, ёмких, понятных, однозначно трактуемых требований
Есть ли у вас планы развивать СУ НТД дальше в сторону SMART? И какие SMART-данные пользователи СУ НТД смогут в перспективе включить в свои документы, кроме требований?
Очень интересный и неоднозначный вопрос, он сейчас находится на обсуждении, в том числе с участием профессионального сообщества. Но если говорить о том, что лежит на поверхности, например, очень востребованы у промышленности определённые параметры в машиночитаемом виде. Предположим, лист металла должен быть толщиной 15 миллиметров. Сейчас это записано как текст, который воспринимает человек. С точки зрения SMART-данных это может быть параметр «толщина листа» или просто «толщина». У него есть числовое значение — 15, 10 или 5. У него есть единица измерения: 15 чего — миллиметров, сантиметров, дециметров?
То есть можно сразу же, создавая требование, помещать параметр в выделенную для этого ячейку, и впоследствии этот параметр будет легко восприниматься в том числе машиной.
Сами требования могут выражаться не только в текстовой форме, но в табличной, в виде формулы. Это могут быть даже 3D-модели, то есть картинка, которую легко уже научилась воспринимать ЭВМ.
А какие вообще в целом планы у Консорциума «Кодекс» по развитию СУ НТД?
Цель у СУ НТД грандиозная. Мы искренне верим, что в эффективном управлении нормативными документами нуждается каждая организация независимо от размера, и хотели бы, чтобы этим продуктом пользовались 100% всех наших клиентов.
Ну и, конечно, мы будем продолжать развивать все подсистемы и выпускать новые, поскольку на сегодняшний день выпустили ещё не все подсистемы, которые задуманы. Некоторые из них почти готовы к выпуску, мы вот-вот их ждём. Другие, скажем так, лежат в запасниках, прорабатываются концептуально и ждут заинтересованного пользователя.
Кроме того, каждая подсистема, которая уже используется организациями, продолжит развиваться по запросам клиентов. По каждой есть список задач, которые нужно будет решить.
Как вам кажется, за 10 прошедших лет СУ НТД как-то повлияла на стандартизацию в России в целом? И если да, то в какую сторону?
Когда мы предлагаем СУ НТД нашим клиентам, мы в первую очередь, конечно, приходим к стандартизаторам предприятия. И зачастую нам показывают кабинеты с большим количеством полок, на которых стоят либо сброшюрованные, либо в папках документы. И, конечно, первое, что привлекает специалистов в области стандартизации, — это возможность перехода на безбумажный документооборот. СУ НТД этот вопрос решает на 100%, и здесь наше влияние на область стандартизации безусловно. Уже давно стандартизаторами становится всё более молодое поколение, которое не любит бумагу, любит все в электронном виде и желательно, чтобы из любой точки, где есть подключение к интернету, можно было посмотреть документ, его часть или, например, его статус.
Второй момент — это культура создания своих собственных документов. Зачастую, чтобы выпустить один стандарт организации, группа экспертов по два года — и это в среднем! —перекидывается сообщениями в электронной почте, теряет нужные версии документов, забывает, кто и какие предложения внёс по конкретному пункту. Спустя годы, особенно при кадровых изменениях, может потеряться вообще всё, включая имена участников.
СУ НТД исключает такую ситуацию. С ней невозможно потерять ни одну версию документа, ни одно согласование, ни одно замечание — всё хранится, и даже если вы какие-то правки решили не включать в текущую версию документа, к ним можно вернуться спустя время, при выпуске новой редакции документа. В конечном итоге всё это влияет на качество используемых на предприятии документов, а значит — и качество продукции или услуг.
Таким образом, мне кажется, СУ НТД влияет на процессы стандартизации в Российской Федерации достаточно серьёзно. Я надеюсь, что наша страна будет общепризнанным лидером в этой области, а наши стандартизаторы ещё покажут впечатляющий пример многим своим коллегам из других стран.
Беседовала Алёна Георгиева
