Подготовлены поправки в ТК РФ о ведении электронного документооборота в сфере трудовых отношений без дублирования на бумажном носителе

4 Мая 2021

     На рассмотрение в Государственную Думу внесен проект Федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)" (ID проекта 1162885-7).
     
     Проект был подготовлен в целях реализации задач, поставленных национальной программой "Цифровая экономика Российской Федерации", Общенациональным планом действий, обеспечивающих восстановление занятости и доходов населения, рост экономики и долгосрочные структурные изменения в экономике.
     
     В соответствии с поправками ТК РФ предлагается дополнить новой статьей, посвященной регулированию электронного документооборота в сфере трудовых отношений.
     
     В настоящее время работодатель самостоятельно выбирает форму ведения документов, связанных с работой (на бумажном носителе или в электронном виде), за исключением тех, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством Российской Федерации. Соответственно, нет законных оснований для оформления этих кадровых документов только в электронном виде (к ним относятся трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности и порядка 30 видов других кадровых документов).
     
     Законопроект подготовлен в целях оптимизации взаимодействия между работодателями и работниками (в том числе их представительными органами), закрепляет возможность и механизмы ведения и использования документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе с целью создания больших возможностей для удаленного трудоустройства: соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор. Предоставление возможности работодателям ведения электронного документооборота повысит оперативность оформления официальных трудовых отношений. Работники смогут без посещения кадровой службы подписывать документы, связанные с их работой, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью, иметь быстрый доступ к необходимым документам. Принятие законопроекта позволит им оперативно получать государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где требуется предоставление данных от работодателя, - необходимые сведения можно будет запросить через информационную систему.
     
     Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, использование и хранение его участниками документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

     Требования, вводимые новой статьей, применяются только в отношении документов, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством Российской Федерации.

     О переходе на электронный кадровый документооборот работодатель уведомляет работников (лиц, поступающих на работу), которые, в свою очередь, вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде.

     Локальным нормативным актом могут быть установлены порядок и способы получения работодателем согласия на переход на электронный документооборот и отказа от такого перехода. При этом коллективным договором может быть предусмотрено распространение работодателем электронного документооборота на всех работников, если более пятидесяти процентов работников дали согласие на переход на электронный документооборот.
     
     Электронный кадровый документооборот осуществляется посредством:
     
     - федеральной государственной информационной системы "Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России", включая взаимодействие через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), взаимодействующий с федеральной государственной информационной системой "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме" и платформой "Работа в России", при условии регистрации работодателя на платформе "Работа в России";
     
     - иной информационной системы, позволяющей обеспечить подписание электронного документа, в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.
     
     При подписании электронных документов используются усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), усиленная неквалифицированная электронная подпись, в том числе сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке, а также простая электронная подпись работника, ключ которой получен в соответствии с правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме, установленными Правительством Российской Федерации.

     Для более значимых кадровых документов в информационной системе работодателя законопроектом предусматривается особый режим их подписания.

     Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно УКЭП.

     Локальным нормативным актом работодатель также устанавливает порядок предоставления работнику и лицу, поступающему на работу, доступа к информационной системе работодателя (при необходимости) и соответствующего вида электронной подписи с учетом проектируемых требований.
     
     При внедрении требований к срокам перехода на электронный кадровый документооборот или новых форматов электронных документов будут предусмотрены переходные периоды для комфортной реализации доработок программного обеспечения со стороны хозяйствующих субъектов.